Время – ценнейший актив. Управление временем и грамотная организация дел – неотъемлемые составляющие успеха. Как все успеть?
Планируйте дела. Пользуйтесь списками. Для начала с реальных позиций оцените время, которое вам потребуется для выполнения конкретного задания. Запланировав слишком много дел на один день, вы наверняка ничего не успеете. Планируйте чуть больше половины доступного времени. Оставшиеся часы лучше оставлять про запас и для решения экстренных проблем.
Уровень внимания и производительность труда колеблются в течение дня, поэтому час-два надо отводить на себя. Этот отрезок должен быть посвящен только вам.
Посмотрите, как распределяются задачи по дням недели. Вероятно, одни забиты под завязку, а другие чуть ли не целиком свободны. Для начала постарайтесь распределить дела более равномерно. К примеру, пусть на понедельник будет запланирована регистрация иностранной фирмы, на вторник – оформление документов на квартиру, на среду – фитнес и т.д. Составляйте списки дел, указывая время выполнения на каждую неделю, день и час.
Не отвлекайтесь. Запишите во второй список все, то, что в течение дня отвлекало вас от занятий: просмотр страниц в интернете, поиск ключей, разговор с подругой по телефону и пр. Просмотрите этот список и оцените его. Будьте честны перед собой: все эти моменты отняли драгоценные минуты. Напротив каждого пункта напишите, что можно с ним сделать, чтобы он больше не мешал.
Решайте все проблемы вовремя. Если у вас будет на руках четкий список заданий (причем на неделю вперед), соблазн откладывать все на завтра пропадет. Чтобы было легче, выполняйте неприятные дела в начале дня, а под конец оставляйте самое интересное. Заставив себя разобраться с нелюбимой задачей с раннего утра, вы автоматически обеспечите себе отличное настроение.
Выполняйте большие проекты по частям. Глобальные задачи надо разделить на небольшие, мельчайшие дела. К примеру, разбейте процесс регистрации новой фирмы на этапы: сегодня – изучение инструкции по регистрации ООО, завтра – сбор документов, послезавтра – подача в соответствующие инстанции и т.д. Планируйте на каждый день четыре-пять мелких дел, и вы осилите крупное полностью.
Не доводите все до совершенства. Откажитесь от перфекционизма, позвольте себе слабости. Но этот не значит, что работу нужно делать спустя рукава. Просто надо найти определенный баланс между качеством работы и временем на ее выполнение.
Поощряйте себя. Получилась срочная выписка из ЕГРЮЛ? Сделайте себе чашечку гляссе. Вовремя отправили запрос клиенту? Выйдите из-за стола и полюбуйтесь видом, открывающимся из окна. В конце концов, в списке дел обязательно должно быть место для семейного ужина, посещения театра, похода с детьми в зоопарк и прочих личных радостей.